关于做好2006级新生档案整理工作的通知

各院系：

2006级新生档案已由学生本人带往院系，请各院系06级辅导员做好档案的整理工作，在本院系整理完毕后上交学生事务管理科。鉴于档案工作的重要性，请各院系负责同志认真对待，逐项落实。

一、档案整理前期工作：

1．做好学生档案编号。编号标准如下：年级+院系代码（A、B……）+三位数字（001、002……）如：文学院代码为A，一年级新生人数为468人，则档案编号为06A001至06A468；

2．9月19日下午，请06级辅导员领取《华南师范大学学生卡片》模板、《华南师范大学学生登记表》及《华南师范大学学生档案目录表》；

领取地点：石牌校区——行政楼学生事务管理科322房

大学城校区——行政楼学工办学生事务管理科A419房

3．指导新生填写《大学生登记表》及《档案目录表》的基本信息（该生姓名、性别、院系、专业年级及家庭所在地等），填写完毕后辅导员将其回收，《大学生登记表》放入档案袋归档，《档案目录表》张贴于档案袋背面。

二、新生档案整理流程

时间：9月21—29日，地点：由各院系根据本院系情况决定；

1．把填写好的《大学生登记表》放入档案袋归档；

2．把填写好基本信息的《学生档案目录表》张贴到档案袋背面；

3．根据已编好的档案编号表在《学生档案目录》上登记该生档案编号；

4．对照档案袋里的资料,在档案目录相应项目的“入学时”空格栏中打勾，若无相应内容，在“其他材料”一栏中补充；

5．辅导员在整理档案过程中，可参照《学生卡片》模板的内容，登记学生的基本信息；

6．石牌校区的请将新生团员材料及党员材料抽出，作好登记，整理完后分别上交校团委和校党委组织部；大学城校区的则只抽出党员材料，团员材料不必抽出；

7．在档案目录下方填写入学整理时间,“整理人签名”一项由辅导填写；

8．做好“缺档情况”及“多档情况”的登记；

9．从学生工作处学生事务管理科上下载本通知的Execl附表《上交的学生档案编号表》，并填写，检查无误后在本院系档案上交一天以前发至学生事务管理科，石牌校区发至xsswglk@126.com，大学城校区发至dxcxgb@scnu.edu.cn 。

10．档案整理完毕后，按编号捆扎（30份为一捆），清点无误后分别上交各校区学生事务管理科。

三、上交时间、地点

上交时间：9月30日前（上交前请与负责老师联系好时间）

石牌校区:姚老师（85211033）

大学城校区:蔡老师（39310042）

上交地点：石牌校区——行政楼学生事务管理科322房

大学城校区——大学城行政楼学工办学生事务管理科A419房

四、注意事项

1. 各院系副书记或06级辅导员在整理过程中必须在场。人员方面，可由院系统筹安排非06学生党员若干名协助整理。根据档案管理保密原则，不宜由06级学生整理档案。

2．整理过程中务必认真检查，确保档案材料不能错装。

3．认真填写好缺档和多档情况，以便接下来的档案调整及追踪。

4．确保《大学生登记表》不漏归档；确保学生团员、党员材料按规定抽出。

5．务必于上交档案一天以前将填写好的Excel总表E-mail发至学生事务管理科，石牌校区发至xsswglk@126.com，大学城校区发至dxcxgb@scnu.edu.cn。

若对以上通知有疑问，请致电学生事务管理科咨询，具体请与以下老师联系。石牌校区:姚老师（85211033）大学城校区:蔡老师（39310042）

华南师范大学学生工作部（处）

二○○六年九月十四日

拟稿人：姚轶懿负责人：胡庭胜