关于做好2011级新生档案整理工作的通知
华南师范大学学生工作部（处）、人民武装部/学生资助2011-09-28 12:01:00来源：华南师范大学评论：0点击：收藏本文
各院系：
为加强档案管理，切实做好2011级新生档案接收、整理工作，现将有关事项通知如下：
一、领取材料
为做好档案整理前期工作，请各院系于10月10日到所在校区学生事务管理科领取《华南师范大学学生登记表》、《华南师范大学学生档案目录表》和档案袋（每位新生各一份）。
二、填写相关材料
请各院系指导新生填写《华南师范大学学生登记表》、《档案目录表》的基本信息（该生姓名、性别、院系、专业年级及家庭所在地等，其余信息不用填写），填写完毕后辅导员将其回收，《华南师范大学学生登记表》放入档案袋归档，《档案目录表》张贴于档案袋正面。
三、编制档案编号
学生档案编号采用“年级+院系编码+三位数字”的编写规则，按照学生的学号、班级等顺序逐个编制。如文学院代码为A，2011级新生人数为569人，则档案编号为11A001至11A569，中间不要缺号。
各院系编码详见附附件一。除综合班为Wa、Wb、Wc、Wd外，其他院系代码均为英文大写字母，不要写成英文小写字母。
四、档案整理流程
1．核实新生中学阶段的档案材料，并做好登记。对照档案袋里的资料，在档案目录相应项目的“入学时”空格栏中打勾。若无相对应内容，在“其他材料”一栏中补充。
2．把填写好的《华南师范大学学生登记表》放入档案袋归档，并在档案目录相应栏目的“一年级”空格栏中打钩。
3．抽取新生团员材料及党员材料，登记整理完后，分别上交院系团委和党委统一处理。
4．填写档案编号。根据已编好的档案编号表在《学生档案目录》上登记该生档案编号；档案编号的书写应当字迹清晰、容易辨认。
5．填写档案整理时间。在《华南师范大学学生档案目录表》左下角“入学整理时间”处如实填写新生档案整理时间。
6．辅导员签名确认。材料整理完成后，请辅导员在《华南师范大学学生档案目录表》右下角处亲自签名，严禁由他人代签。
7．粘贴《华南师范大学学生档案目录》。把填写好的《华南师范大学学生档案目录》张贴到档案袋正面（有红色印刷字体的那面）。
8．制作电子版《新生档案编号表》。下载《新生档案编号表》（见附件二），并认真填写，注意检查学生档案上的编号与《新生档案编号表》是否一致。
9．档案整理完毕后，按编号捆扎（30份为一捆），清点无误后分别上交各校区学生事务管理科。
五、上交相关材料
1．《新生档案编号表》电子版。电子版请于本院系档案上交一天以前将电子版发至学生事务管理科邮箱（石牌：xsswglk@126.com，大学城：xsswglk2@126.com）。
2．新生档案和《新生档案编号表》纸质版。该材料必须由辅导员亲自上交，经清点无误后，档案交接双方必须签字确认。
3．上交材料的地点。为保证档案安全，请直接将档案交到所在校区的档案室。石牌校区为桃李园一楼（会议室隔壁），大学城校区为行政楼A416。
4．上交材料的时间。学生工作处将于11月4日前接收档案，其中石牌校区为10月24日至10月28日，大学城校区为10月31日至11月4日，请各院系上交材料前与负责老师联系，确定时间。
六、注意事项
1．档案整理是一项严肃而重要的工作，各院系副书记或2011级辅导员在整理过程中必须在场监督。
2．2011级新生不宜参加档案整理，院系可安排兼职班主任或高年级素质好的学生党员若干名协助整理。整理档案前必须对参加的人员进行培训（培训材料见附表三）。
3．在整理过程中要确保档案材料没有错装、漏装和多装。
4．新生无高中时代档案，也做档案袋，装入《大学生登记表》，在《新生档案编号表》中相应位置注明“无”高中档案；并催促学生尽快补交已缺的高中时代档案。
5．按时间进度表落实工作。
联系人：林海岸，电话：85215801。
学生工作处
二〇一一年九月二十八日